Sistematización Operativa: Cómo Configuramos tu ERP desde Cero

Antes de tocar cualquier configuración, definimos el tipo de operación de tu negocio. Esto cambia completamente la arquitectura del sistema: • Si eres retail (tienda de ropa, ferretería, papelería, abarrotes, etc.): el ERP se configura para control de almacén, punto de venta, variantes de producto y gestión de proveedores. No hay módulo de cocina. • Si eres restaurante o negocio con preparación de alimentos: se activa todo lo anterior más el KDS (Kitchen Display System), el sistema de pantalla de cocina de Depot Center. Con el KDS, los pedidos que llegan al punto de venta se redirigen automáticamente a las pantallas de preparación. Depot Center soporta múltiples pantallas para la misma cocina, lo que permite configurar rutas inteligentes: por ejemplo, que los platillos fríos vayan a un display y los calientes a otro, o que las bebidas se envíen a la barra. Esta decisión inicial determina cuáles módulos se activan, cómo se estructura el catálogo y qué flujos de trabajo se parametrizan.

El catálogo maestro es la pieza central de todo el ERP. Sin un catálogo bien estructurado, el inventario no funciona, los precios no cuadran y las ventas no se registran correctamente. Lo que pedimos de tu parte: • Tu lista completa de productos, platillos o artículos tal como los manejas hoy. Puede ser un Excel, una hoja de cálculo, fotos del menú o incluso una lista escrita a mano — lo importante es que tenga coherencia. • Las variantes de cada producto si aplica: tallas, colores, presentaciones, medidas, gramajes. • Los precios de venta actuales y los costos de compra por producto. • Las categorías o familias en las que organizas tus productos. Lo que hacemos con esa información: • Estructuramos el catálogo maestro en Depot Center con SKUs únicos, unidades de medida y relaciones entre variantes. • Configuramos las categorías para que el equipo de mostrador encuentre cualquier producto en segundos. • Asignamos costos de compra reales para que desde el día uno puedas ver el margen exacto de cada venta. Si eres restaurante, esto incluye la estructura del menú con platillos, guarniciones, extras, combos y las recetas con sus ingredientes y mermas estimadas.

Si tu negocio maneja promociones, descuentos por volumen, listas de precios diferenciadas (mayoreo vs menudeo), precios de temporada o cualquier regla comercial especial, las parametrizamos dentro del ERP. • Promociones tipo 2x1, 3x2, combos armados, descuentos porcentuales o por monto fijo. • Listas de precios múltiples: una para mostrador, otra para clientes frecuentes, otra para mayoristas. • Precios de temporada que se activan y desactivan en fechas específicas. Todo esto queda configurado para que el punto de venta lo aplique automáticamente sin que tu equipo tenga que calcularlo de memoria.

Muchos negocios ya tienen una base de clientes que han construido con el tiempo. Si es tu caso, la aprovechamos al 100%: • Si tienes un directorio de clientes (en Excel, en otro sistema o en una libreta): nos pasas la información y la migramos a Depot Center estructurada y limpia. • Si no tienes directorio pero quieres empezar a construirlo: configuramos el módulo para que cada venta pueda asociarse a un cliente y vayas generando tu base. • Si quieres migrar historial de pedidos anteriores: envíanos la información en archivos Excel estructurados. No importa el formato exacto mientras la información tenga coherencia — nosotros la procesamos. Esta base de clientes será fundamental cuando Yarbis active las capacidades de atención por WhatsApp: podrá reconocer compradores frecuentes, sugerir recompras y dar seguimiento personalizado.

Si tu negocio ofrece envío a domicilio, recoge en tienda u otros canales de entrega, lo configuramos dentro de Depot Center: • Zonas de cobertura y costos de envío por zona. • Integración con repartidores propios o plataformas externas. • Flujo de pedidos para entrega: desde que el cliente pide, pasa por preparación, sale a reparto y se confirma entregado. Si solo vendes en mostrador físico, esta configuración simplemente no se activa. Cada negocio es diferente y el ERP se adapta a tu realidad, no al revés.

Al finalizar este proceso, tu negocio tiene un ERP configurado a la medida con: • Catálogo maestro con todos tus productos, variantes, costos y precios. • Control de stock en tiempo real con alertas de existencias mínimas. • Punto de venta parametrizado para tu equipo de mostrador. • Promociones y reglas comerciales funcionando en automático. • KDS configurado si eres restaurante (con las pantallas y rutas que necesites). • Directorio de clientes migrado y listo para crecer. Todo esto queda documentado dentro de Yarbis para que el equipo no dependa de la memoria de nadie. Y el detalle técnico completo de cómo operar Depot Center a fondo lo encuentras en su documentación propia → Ver documentación de Depot Center